Gestão comercial para clínicas odontológicas
Antes de buscar mais pacientes, faça valer os que já chegam à sua clínica.
Entre a primeira mensagem e o fechamento, sua clínica perde dinheiro em planos de tratamento sem retorno, faltas e pacientes que nunca voltaram. A Arkov encontra esse dinheiro e organiza sua equipe para recuperá-lo, de dentro da operação.
Quantas destas perguntas você consegue responder hoje?
O WhatsApp não para, a recepção vive ocupada e o marketing traz gente. Mas movimento não é faturamento, muito menos lucro. Sem números, ninguém sabe onde o dinheiro se perde.
Cada pergunta sem resposta é dinheiro parado em algum ponto da operação. O diagnóstico começa exatamente por elas.
Quanto vale recuperar os pacientes que hoje se perdem?
Ajuste com os números da sua clínica e veja quanto representam os pacientes que hoje ficam pelo caminho.
Use o valor real da sua clínica. Ex.: um implante unitário, um protocolo, um tratamento com alinhadores.
São pessoas que hoje não agendam, faltam ou não fecham o orçamento, e que um processo bem feito traz de volta.
Informe o valor médio do tratamento para ver o resultado.
Descobrir o número realSimulação ilustrativa, sem promessa de resultado. No diagnóstico, analisamos os números reais da sua clínica, etapa por etapa, e mostramos onde a receita está sendo perdida.
Boa parte do dinheiro está depois do fechamento.
Plano de tratamento em aberto, fase 2 que nunca começou, paciente que faltou e quem parou de fazer manutenção: é receita que já existe e quase ninguém trabalha.
Planos em aberto
Quem recebeu orçamento e não voltou, quando falar de novo, quantas vezes e quando encerrar. A automação garante a cadência, e o CRC entra quando a conversa exige uma pessoa.
Recall e reativação
Manutenção, revisão e tratamentos interrompidos na fase 1, com campanhas periódicas para quem sumiu da agenda.
Base organizada
Quem já foi paciente deixa de ser uma lista parada e passa a ter um próximo contato definido.
Sua equipe cuida do paciente. A Arkov cuida da operação.
RevOps aplicado a clínicas: marketing, vendas e pós-venda tratados como uma operação só, com processo e indicadores comuns.
Não substituímos ninguém. A conversa com o paciente continua com a sua equipe, a automação assume as etapas repetitivas e nós damos processo, rotina e visibilidade.
Direciona
Define metas, políticas comerciais, condições de pagamento e prioridades.
Executa
Conversa com o paciente, agenda, confirma e conduz o fechamento, apoiada pelo sistema.
Organiza e acompanha
Estrutura o processo, treina a equipe, acompanha a execução, mede os indicadores e ajusta a rota.
O que acontece na sua clínica, do primeiro mês em diante.
Diagnóstico
Analisamos conversas, agenda, orçamentos e base de pacientes. Você recebe um relatório com os pontos de perda e uma estimativa do valor parado em cada etapa.
Estruturação
Definimos etapas, responsáveis, roteiros de atendimento, cadência de follow-up, metas e indicadores, de acordo com a realidade da clínica.
Implantação
Treinamos a equipe, configuramos as ferramentas e acompanhamos de perto os primeiros ciclos, até a nova rotina se consolidar.
Gestão contínua
Acompanhamos o que está sendo feito, onde a conversão mudou e o que precisa de ajuste, mês a mês.
A operação comercial inteira em um painel só.
Implantamos e operamos, dentro da sua clínica, o sistema que faz o processo acontecer: captação medida, triagem automática no WhatsApp, atendimento humano da sua equipe, agendamento, confirmação, follow-up automatizado e recall.
Todo mês, você sabe quanto a clínica faturou, quanto recuperou e quanto ainda pode recuperar.
Um relatório de gestão com dinheiro, análise e as prioridades do próximo mês, apresentado em reunião com você. Não é uma planilha para ficar esquecida no e-mail.
Veja um relatório completo no diagnósticoFunil do mês
Receita por origem
Prioridades do próximo mês
Para clínicas em que um plano de tratamento vale muito.
Onde o orçamento é alto e a decisão demora, um único plano recuperado já paga meses de trabalho.
Implantes e protocolos
Do unitário ao protocolo completo. Foco no orçamento apresentado que não volta, no tratamento que para na fase 1 e no comparecimento à avaliação.
Reabilitação e lentes
Reabilitação oral e estética dental. Foco no acompanhamento do plano por etapas e na decisão que o paciente adia por meses.
Ortodontia e alinhadores
Tratamentos longos, com manutenção mensal. Foco em recall, abandono no meio do tratamento e agenda previsível.
Transformei experiência em um sistema para gerar mais receita nas clínicas.
Sou Fred Nunes, especialista em Revenue Operations (RevOps): o sistema que une pessoas, estratégia, dados, processos e tecnologia em torno de um único objetivo, gerar receita de forma contínua, previsível e escalável.
Atuei em marketing, vendas e pós-venda, e acompanhei a jornada inteira da receita: da geração de demanda até o cliente voltar a comprar.
Foi aí que vi de perto o mesmo problema se repetir: clínicas investindo para atrair pacientes e perdendo receita entre o primeiro contato e o tratamento realizado. Quase nunca por falta de demanda. Quase sempre por falta de processo.
A Arkov nasceu disso: é RevOps aplicado a clínicas. Conectamos pessoas, processo e dados para organizar a jornada do paciente, reduzir perdas e transformar demanda em tratamentos fechados. É esse método que levo hoje para clínicas odontológicas.
Vender bem sem arriscar o seu registro.
A pressão por resultado não pode custar uma notificação do conselho nem um problema com os dados dos seus pacientes.
Normas do CFO e do seu CRO
Roteiros de atendimento, follow-up e campanhas de reativação seguem as regras de comunicação da odontologia. Nada de promessa de resultado, de antes e depois fora das regras, nem de oferta que exponha o profissional.
A conduta clínica é sempre do profissional
Indicação, diagnóstico e tratamento não passam pela Arkov. Cuidamos da operação comercial e do relacionamento, nunca do que deve ou não ser recomendado ao paciente.
Dados de pacientes e LGPD
Informação de saúde é dado sensível. Trabalhamos com contrato de tratamento de dados, acesso controlado às conversas e orientamos a clínica a tirar o atendimento do WhatsApp pessoal da equipe.
Quando a Arkov faz sentido para a sua clínica.
Faz sentido se a clínica:
- Vende implantes, protocolos, reabilitação, ortodontia ou lentes
- Fatura a partir de R$ 100 mil por mês
- É procurada por mais de 150 pessoas por mês
- Tem CRC ou alguém dedicado ao atendimento
- Quer acompanhar a operação por indicadores
Ainda não é o momento se:
- Atende principalmente convênio e procedimentos básicos
- Não há ninguém disponível para o atendimento
- A ideia é que alguém de fora assuma a conversa com os pacientes
- A busca é só por anúncios, conteúdo ou um software
- Não há disposição para medir a operação
O que você precisa saber.
Quem conversa com os meus pacientes?
A sua equipe. O sistema faz a triagem inicial e as tarefas repetitivas, como confirmação e cadência de follow-up, mas quem conduz a conversa, a avaliação e o fechamento é sempre a clínica. Nós estruturamos o processo, treinamos as pessoas e acompanhamos a execução.
Vocês substituem minha recepção ou minha agência de marketing?
A recepção, não: fortalecemos a equipe que você já tem. A captação faz parte do nosso sistema, então podemos assumir o tráfego ou trabalhar junto com a agência que já cuida disso, medindo quanto cada canal traz de tratamento fechado. O tráfego é contratado à parte da gestão.
Vocês usam automação e inteligência artificial?
Sim, em duas pontas. A triagem inicial no WhatsApp é automática: quando a pessoa tem perfil, a conversa vai para a sua equipe. Depois da avaliação, o follow-up também é automatizado, seguindo regras definidas com a clínica, e a equipe pode assumir a conversa a qualquer momento. O atendimento em si continua humano.
Preciso trocar de sistema?
O seu sistema clínico e o prontuário continuam como estão. O que implantamos é o sistema comercial da Arkov, que reúne num lugar só a entrada dos contatos, o funil, o follow-up e o painel de indicadores. Se a clínica já tiver algo que dê conta disso, trabalhamos com o que existe.
Como vou saber se está funcionando?
O diagnóstico registra os números de partida. Todo mês, a reunião de resultados compara a operação com esse ponto e mostra o que mudou.
Em quanto tempo aparecem os primeiros resultados?
Os primeiros ajustes costumam aparecer já nos primeiros ciclos: resposta mais rápida, menos faltas e orçamentos que voltam a ser acompanhados. O que muda o faturamento de forma consistente é a rotina se mantendo, e isso leva alguns meses. Não prometemos prazo nem porcentagem.
E se a minha clínica não tiver os dados organizados?
É o cenário mais comum, e não é impedimento. O diagnóstico começa com o que existe: conversas do WhatsApp, agenda, orçamentos e a lista de pacientes. A organização dos dados faz parte do trabalho, não é um pré-requisito para começar.
A minha equipe vai precisar mudar muito a rotina?
A mudança é gradual. Mantemos o que já funciona e corrigimos só o que faz a clínica perder paciente. O sistema assume as tarefas repetitivas, então na prática a equipe costuma ganhar tempo, não perder.
E se eu já tentei outras coisas e não funcionou?
É o mais comum. Curso, CRM e agência resolvem pedaços: um treina, outro registra, outro traz contato. Nenhum cuida da operação inteira todo dia. É isso que fazemos, e o diagnóstico mostra logo no início onde as tentativas anteriores pararam.
Existe prazo mínimo de contrato?
Sim, seis meses. Os dois primeiros são de diagnóstico, implantação e mudança de rotina, e o resultado consistente vem depois disso. Se não acreditarmos que conseguimos esse resultado na sua clínica, não propomos o trabalho.
Como é a conversa depois que eu mando o formulário?
Entramos em contato pelo WhatsApp para entender a sua operação. Se fizer sentido para os dois lados, seguimos para o diagnóstico. Sem apresentação longa e sem insistência: se não for o momento, a gente diz.
Vocês atendem clínicas de outras cidades?
Sim. O trabalho é conduzido online, com reunião semanal da equipe, reunião mensal com a gestão e o sistema rodando dentro da clínica. Encontros presenciais acontecem quando fazem diferença, como no diagnóstico e na implantação.
Como funciona o investimento?
O diagnóstico tem valor fixo. Depois dele, a gestão contínua é uma mensalidade definida pelo porte da clínica e pelo volume de atendimentos. A verba e a execução de tráfego, quando entram, são contratadas à parte.
Descubra quanto dinheiro sua clínica deixa de ganhar todo mês.
Analisamos a operação de ponta a ponta e mostramos, em reais, onde o dinheiro se perde, com os números da sua clínica, e não com médias de mercado.